Uprawnienia projektów — scenariusze i dobre praktyki

Dobrze ustawiona widoczność projektu decyduje o bezpieczeństwie danych i sprawnej współpracy. Ten przewodnik pomaga dobrać właściwy model dostępu i uniknąć typowych błędów.

Trzy poziomy widoczności projektu

Widoczność	Kto widzi projekt	Typowe zastosowanie
Prywatny	tylko właściciel	sprawy poufne, robocze analizy
Współdzielony	właściciel + wybrane osoby	mały zespół projektowy
Publiczny	wszyscy członkowie organizacji	wspólna baza wiedzy, projekty referencyjne

Niezależnie od widoczności administrator organizacji może otworzyć każdy projekt w trybie tylko do odczytu (zob. Podgląd administratora).

Kto może zarządzać dostępem?

Zasadą operacyjną jest to, że właściciel projektu odpowiada za model dostępu:

zmienia widoczność projektu,
zarządza listą osób przy projekcie współdzielonym.

Kto może wykonać poszczególne akcje?

Akcja	Zwykły użytkownik	Właściciel projektu	Admin organizacji
Przeglądanie rozmów i dokumentów	tak, jeśli widzi projekt	tak	tak, każdy projekt organizacji (tylko do odczytu)
Zmiana widoczności	nie	tak	nie (tylko jako właściciel)
Zmiana nazwy	tak, jeśli widzi projekt	tak	tak, jeśli widzi projekt
Archiwizacja / przywrócenie	nie	tak	tak, jeśli widzi projekt
Usunięcie projektu	nie	tak	tak, jeśli widzi projekt
Zarządzanie członkami	nie	tak	nie (tylko jako właściciel)

Uwaga: „widzi projekt" oznacza, że użytkownik ma dostęp wynikający z widoczności — jest członkiem organizacji (projekt publiczny), jest dodany jako członek (projekt współdzielony) lub jest właścicielem (projekt prywatny). Podgląd administratora opisany niżej nie daje takiego dostępu: pozwala tylko na przeglądanie.

Podgląd administratora (tylko do odczytu)

Administrator organizacji może otworzyć projekt, który nie jest mu udostępniony, np. prywatny projekt innego członka zespołu. Dotyczy to też rozmów bez projektu oraz workflow i ich uruchomień. Zwykle trafia tam z linku w dzienniku zdarzeń.

W takim podglądzie administrator:

czyta rozmowy, otwiera i pobiera dokumenty, eksportuje rozmowę do pliku .docx,
przegląda konfigurację workflow i wyniki jego uruchomień,
nie może niczego zmienić: wysłać wiadomości, dodać pliku, utworzyć ani usunąć wątku, edytować opisu, zmienić ustawień projektu ani zapisać workflow.

Nad projektem widać baner informujący, że jest przeglądany jako administrator organizacji. Takie projekty i rozmowy nie pojawiają się na liście projektów administratora ani w jego ostatnich rozmowach. Otwiera je tylko bezpośredni link.

Czym archiwizacja różni się od zmiany widoczności?

Archiwizacja nie zmienia tego, kto widzi projekt. Zmienia natomiast sposób pracy z nim:

projekt znika z aktywnej listy i trafia do „Archiwum”,
pozostaje dostępny do przeglądania dokumentów i rozmów,
staje się tylko do odczytu do momentu przywrócenia.

Co się dzieje przy zmianie widoczności?

Prywatny → Współdzielony

projekt staje się widoczny dla wskazanych członków,
warto od razu dodać właściwe osoby i krótki opis projektu.

Współdzielony → Prywatny/Publiczny

lista członków projektu współdzielonego przestaje być używana,
projekt przechodzi do nowego modelu dostępu.

Publiczny → Współdzielony/Prywatny

ograniczasz dostęp z całej organizacji do wskazanego zakresu,
dobra praktyka po zakończeniu projektu o podwyższonej poufności.

Scenariusze praktyczne

1) Sprawa poufna klienta (M&A, spór sądowy)

Ustawienie: Prywatny
Dlaczego: minimalizujesz ryzyko niezamierzonego dostępu.

Kiedy ewentualnie zmienić?
Gdy potrzebujesz konsultacji, przełącz tymczasowo na Współdzielony i dodaj konkretne osoby.

2) Zespół 2-5 osób pracujących nad jedną sprawą

Ustawienie: Współdzielony
Dlaczego: kontrolujesz dokładnie, kto ma dostęp, bez otwierania projektu na całą organizację.

Dobra praktyka:

utrzymuj aktualną listę członków,
po zamknięciu sprawy rozważ zmianę na Prywatny lub Publiczny (jeśli to materiał referencyjny).

3) Wspólna baza wiedzy kancelarii

Ustawienie: Publiczny
Dlaczego: wszyscy mogą korzystać z projektu jako zasobu referencyjnego.

Dobra praktyka:

trzymaj tylko materiały, które mogą być szeroko dostępne,
utrzymuj jasne nazewnictwo i opis projektu.

4) „War room” na czas kryzysu

Ustawienie: Współdzielony na czas działań operacyjnych, potem Prywatny
Dlaczego: szybka praca zespołowa teraz, ograniczenie dostępu po zakończeniu.

Checklista bezpieczeństwa projektu

Czy widoczność projektu odpowiada wrażliwości danych?
Czy opis projektu jasno definiuje zakres i cel analizy?
Czy lista członków (dla projektu współdzielonego) jest aktualna?
Czy dokumenty organizacji/uniwersalne zostały dołączone tylko tam, gdzie potrzebne?
Czy po zakończeniu prac zmieniono widoczność na bardziej restrykcyjną?
Czy projekt, który nie wymaga już aktywnej pracy, został zarchiwizowany zamiast pozostawienia go na aktywnej liście?

Najczęstsze pytania

Czy mogę przenieść projekt do innej organizacji?
Obecnie nie ma funkcji przenoszenia projektów między organizacjami.

Czy administrator organizacji widzi moje prywatne projekty?
Nie ma ich na swojej liście projektów, ale może je otworzyć z linku, np. w dzienniku zdarzeń. Wtedy może je tylko czytać i nie może niczego w nich zmienić.

Kiedy wybrać Publiczny zamiast Współdzielonego?
Gdy projekt ma być trwałym zasobem dla całej organizacji, a nie tylko dla konkretnego zespołu.

Czy archiwizacja usuwa projekt albo dokumenty?
Nie. Archiwizacja jest odwracalna i nie usuwa danych. Projekt pozostaje dostępny w sekcji „Archiwum”.

Czy dokumenty organizacji są automatycznie używane w każdym projekcie?
Nie. Trzeba je jawnie włączyć w danym projekcie.