Przewodnik administratora: dokumenty organizacji, statystyki i dziennik zdarzeń
Ten przewodnik jest dla administratorów organizacji, którzy odpowiadają za wspólną bazę wiedzy, monitorowanie użycia platformy i przegląd aktywności użytkowników.
Dla kogo jest ten przewodnik?
Dla użytkowników z rolą Administrator w organizacji. Tylko administrator:
- zarządza dokumentami organizacji,
- konfiguruje integracje organizacyjne,
- ma dostęp do panelu statystyk organizacji,
- ma dostęp do dziennika zdarzeń (audit log),
- może otworzyć prywatne projekty, rozmowy i workflow innych członków w trybie tylko do odczytu.
Część I: Dokumenty organizacji
Dokumenty organizacji to wspólne zasoby, które można dołączać do wielu projektów.
Kiedy używać dokumentów organizacji?
- Gdy dokument ma służyć wielu zespołom lub sprawom.
- Gdy chcesz mieć jedno źródło prawdy dla polityk i standardów.
- Gdy często powtarzają się te same materiały referencyjne.
Typowe przykłady:
- wzory umów i pism,
- procedury kancelarii,
- wewnętrzne polityki zgodności,
- instrukcje operacyjne.
Jak dodać dokument organizacji?
- Otwórz Administracja → Dokumenty organizacji.
- Kliknij „Add documents”.
- Wybierz pliki i zatwierdź upload.
- Poczekaj na przetworzenie.
System obsługuje te same formaty i limity co dokumenty projektowe (w tym limit 100 MB na plik).
Statusy przetwarzania
- processing — trwa konwersja/OCR/indeksowanie,
- processed — dokument gotowy do użycia,
- failed — przetwarzanie nie powiodło się (zwykle pomaga ponowny upload pliku).
Ważne: dokument organizacji nie działa „globalnie” automatycznie
Po dodaniu dokumentu do biblioteki organizacji członkowie zespołu nadal muszą włączyć go w konkretnym projekcie (sekcja „Connected Sources” w projekcie).
To pozwala kontrolować kontekst i ograniczać szum przy wyszukiwaniu.
Standard operacyjny (rekomendowany)
- Wprowadź spójne nazewnictwo, np.
POL-,WZOR-,PROC-. - Raz w miesiącu sprawdź, które pliki są przestarzałe.
- Zamiast trzymać duplikaty, aktualizuj jeden kanoniczny dokument.
- Dla zmian krytycznych komunikuj zespołowi, które dokumenty trzeba ponownie dołączyć w projektach.
Część II: Statystyki organizacji
Statystyki pomagają ocenić adopcję i obciążenie zespołu.
Gdzie je znaleźć?
Administracja → Statystyki organizacji
Co mierzy dashboard?
| Metryka | Co oznacza |
|---|---|
| Aktywni użytkownicy | liczba użytkowników, którzy tworzyli projekty |
| Przesłane dokumenty | liczba nowych dokumentów dodanych w zakresie dat |
| Utworzone tematy | liczba nowych tematów (rozmów) |
| Wysłane wiadomości | liczba wiadomości użytkowników |
Dodatkowo:
- wykres dziennej aktywności (tematy + wiadomości),
- ranking najbardziej aktywnych użytkowników,
- filtr zakresu dat.
Jak interpretować dane praktycznie?
Dużo tematów, mało wiadomości
Może oznaczać testowanie i porzucanie wątków. Warto dopracować onboarding i przykładowe prompty.
Skok wiadomości bez wzrostu dokumentów
Zespół intensywnie pracuje na istniejącej bazie. Dobry moment na optymalizację promptów i szablonów pytań.
Wzrost dokumentów, brak wzrostu aktywnych użytkowników
Biblioteka rośnie, ale adopcja nie nadąża. Potrzebne może być szkolenie zespołu lub lepsze scenariusze użycia.
Miesięczny rytm administracyjny (prosty playbook)
- Ustaw zakres dat na ostatnie 30 dni.
- Sprawdź top użytkowników i trendy aktywności.
- Porównaj przyrost dokumentów do liczby zapytań.
- Zidentyfikuj 2-3 obszary do poprawy (onboarding, jakość dokumentów, praktyki zespołu).
- Ustal konkretne działania na kolejny miesiąc.
Część III: Dziennik zdarzeń (Audit Log)
Dziennik zdarzeń rejestruje wszystkie istotne działania użytkowników w organizacji, dając administratorowi pełny wgląd w to, kto, kiedy i co zmienił.
Gdzie go znaleźć?
Administracja → Dziennik zdarzeń
Jakie zdarzenia są rejestrowane?
Każdy wpis zawiera datę i godzinę, konto, które wykonało działanie, oraz adres IP i przeglądarkę, z których je wykonano.
| Zdarzenie | Opis |
|---|---|
| Zalogowano | Rozpoczęcie nowej sesji (logowanie) |
| Przesłano dokument | Upload nowego dokumentu do projektu |
| Zmieniono nazwę dokumentu | Zmiana nazwy istniejącego dokumentu |
| Usunięto dokument | Usunięcie dokumentu z projektu |
| Przeniesiono dokument do folderu | Przeniesienie dokumentu do folderu w projekcie |
| Utworzono projekt | Utworzenie nowego projektu |
| Zmieniono nazwę projektu | Zmiana nazwy projektu |
| Zarchiwizowano projekt | Przeniesienie projektu do archiwum |
| Przywrócono projekt | Przywrócenie projektu z archiwum do aktywnej listy |
| Usunięto projekt | Usunięcie projektu |
| Zmieniono widoczność projektu | Zmiana uprawnień widoczności projektu |
| Zaktualizowano opis projektu | Zmiana opisu projektu |
| Utworzono wątek | Utworzenie nowego wątku rozmowy |
| Zmieniono nazwę wątku | Zmiana nazwy wątku |
| Usunięto wątek | Usunięcie wątku |
| Wysłano wiadomość | Wysłanie wiadomości w wątku |
| Utworzono workflow | Utworzenie nowego workflow |
| Zaktualizowano workflow | Zapisanie zmian w workflow |
| Usunięto workflow | Usunięcie workflow |
| Uruchomiono workflow | Uruchomienie workflow |
| Usunięcie przebiegu workflow | Usunięcie uruchomienia workflow z historii |
| Utworzono klucz API | Utworzenie klucza API organizacji |
| Usunięto klucz API | Usunięcie klucza API |
| Utworzono prompt | Dodanie promptu do biblioteki promptów |
| Zaktualizowano prompt | Zmiana promptu w bibliotece |
| Usunięto prompt | Usunięcie promptu z biblioteki |
| Zweryfikowano prompt | Oznaczenie promptu jako zweryfikowanego przez administratora |
| Utworzono skill | Dodanie skilla do biblioteki skilli |
| Zaktualizowano skill | Zmiana skilla w bibliotece |
| Usunięto skill | Usunięcie skilla z biblioteki |
| Zweryfikowano skill | Oznaczenie skilla jako zweryfikowanego przez administratora |
| Włączono skill | Włączenie skilla w organizacji |
| Wyłączono skill | Wyłączenie skilla w organizacji |
| Zmieniono wymóg weryfikacji w bibliotece | Włączenie lub wyłączenie wymogu weryfikacji promptów i skilli |
Filtrowanie zdarzeń
Dziennik oferuje trzy filtry, które można łączyć:
- Typ zdarzenia — wybranie konkretnej akcji (np. tylko usunięcia dokumentów).
- Użytkownik — zawężenie do zdarzeń jednego członka zespołu.
- Zakres dat — wybranie przedziału czasu.
Otwieranie zasobów z dziennika
Nazwa projektu, wątku, rozmowy bez projektu, dokumentu, workflow lub uruchomienia workflow we wpisie jest linkiem. Otworzysz go także wtedy, gdy zasób nie jest Ci udostępniony, np. jest to prywatny projekt innego członka zespołu.
Taki zasób oglądasz tylko do odczytu:
- możesz czytać rozmowy, otwierać i pobierać dokumenty oraz eksportować rozmowę do pliku .docx,
- możesz przejrzeć konfigurację workflow i wyniki uruchomień,
- nie możesz niczego zmienić: wysłać wiadomości, dodać pliku, utworzyć ani usunąć wątku, edytować projektu ani zapisać workflow.
Nad projektem zobaczysz baner „Przeglądasz ten projekt jako administrator organizacji”. Zasoby otwarte w ten sposób nie trafiają na Twoją listę projektów ani do ostatnich rozmów. Usunięte projekty, wątki, dokumenty i workflow są pokazane bez linku.
Więcej o uprawnieniach w rozdziale Uprawnienia projektów.
Eksport do systemu SIEM
Dziennik możesz pobierać automatycznie do własnego systemu zbierania logów (SIEM, log collector) przez API:
GET https://anylawyer.com/api/v1/audit-log?since=2026-01-01T00:00:00Z
Authorization: Bearer <klucz API administratora>
- Klucz API utwórz jako administrator organizacji. Klucz zwykłego członka zespołu nie ma dostępu do dziennika.
- Odpowiedź zawiera zdarzenia od najstarszego w formacie JSON (
timestamp,action,userEmail,ipAddress,userAgent,resourceId,metadata) oraz polenextCursor. - Kolejne strony pobierasz z parametrem
cursor=<nextCursor>. GdyhasMorema wartośćfalse, masz już wszystko. ZapisznextCursori odpytuj z nim cyklicznie, np. co 5 minut. - Parametr
limitustala rozmiar strony (domyślnie 100, maksymalnie 1000).
Przechowywanie danych
Wpisy w dzienniku zdarzeń są przechowywane przez 2 lata. Starsze wpisy są automatycznie usuwane.
Typowe zastosowania
- Zgodność i audyt — dokumentowanie, kto i kiedy dokonywał zmian, na potrzeby wewnętrznych procedur compliance.
- Rozwiązywanie problemów — sprawdzenie, kto usunął dokument lub zmienił ustawienia projektu.
- Monitorowanie aktywności — przegląd działań zespołu w wybranym okresie.
Najczęstsze problemy
Nie widzę panelu dokumentów organizacji, statystyk lub dziennika zdarzeń. Konto nie ma roli administratora.
Dokument organizacji jest dodany, ale AI go nie uwzględnia. Dokument musi zostać włączony w konkretnym projekcie.
W statystykach widać „0”, mimo że zespół pracował. Sprawdź zakres dat.
Nie mogę nic zmienić w projekcie otwartym z dziennika zdarzeń. Projekt nie jest Ci udostępniony, więc jako administrator masz do niego dostęp tylko do odczytu. Aby pracować w projekcie, poproś właściciela o udostępnienie.
W dzienniku zdarzeń nie widzę starszych wpisów. Wpisy są przechowywane przez 2 lata. Starsze wpisy są automatycznie usuwane.